Cuadre de caja

Uno de los principales generadores de atrasos en los reportes diarios de ventas son los cuadres de caja o arqueos, además de que un descuadre de caja, sea sobrante o faltante, conlleva un proceso administrativo contra los empleados que muchas veces termina con el despido de este, habiendo pasado por múltiples llamados de atención y suspensiones.

Son tan frecuentes los descuadres de las cajas, que las cadenas de almacenes ya tienen contemplado un presupuesto contra el cual ir causando contablemente el faltante de dinero que se les presenta, porque no obstante que también hay sobrantes, la operación de suma y resta de estos, siempre o la mayor parte de las veces, será negativa.

Video Tutorial Cuadre de Caja

¿Qué Causa un Descuadre de Caja?

Un cajero recién contratado, que está en etapa de entrenamiento, rara vez resulta descuadrado, su cuadre de caja es exacto o casi exacto.

Solo cuando coge práctica y esta le va generando confianza, es cuando se comienzan a generar las diferencias y el descuadre de caja se vuelve más frecuente.

Es como aprender a conducir un vehículo, cuando eres novato, andas un poco lento, eres muy precavido, manejas a la defensiva. Por lo tanto es muy difícil que te accidentes o que incurras en infracciones a las señales de tránsito. Pero una vez adquieres confianza y práctica, tu riesgo de accidentarte o infringir las normas de tránsito se vuelve más alto. Incluso llega las veces en que tu subconsciente es el que maneja mientras tú vas pensando en otras cosas.

Así mismo sucede con el manejo de las cajas registradoras. Comienzas a distraerte con mayor facilidad porque confías mucho en tus habilidades. Y es ahí donde en cualquier descuido te descuadras, como también te vuelves más vulnerable para aquellos que quieren aprovecharse y estafarte.

Libro Gerencia Retail
“Lo que no se mide no se controla; lo que no se controla no se gestiona; lo que no se gestiona no se puede mejorar.”

Las 6 causas más comunes de los descuadres en caja

  1. Billete Falso: La falta de capacitación y actualización del personal de cajeros los vuelve muy vulnerables al desconocer todas las características de seguridad que llevan los billetes.
  2. Cambio Errado: Esta es la causa más común. El despiste, la distracción propia o causada, hace que el cajero entregue las devueltas mal, tanto de más como de menos. Aquí también juega el delincuente que engaña al cajero cambiándole los billetes de alta denominación por otros de baja y hacerle creer que eso no sucedió, y este termina devolviéndole un cambio mayor al que debía haberle dado.
  3. Préstamo entre cajeros: Es normal que cuando uno de los cajeros no tiene el suficiente dinero de baja denominación para dar las vueltas a un cliente, recurra al cajero de al lado para que le preste y luego se les olvida esta situación, generando un sobrante a uno y un faltante al otro.
  4. Pérdida de Documentos Valor (Bonos, Comprobantes de Pago de Tarjeta Crédito y Débito, Cheques): Muchas veces estos documentos terminan en la basura confundidos con tiquetes de registro y hay otras en que logran encontrarlos debajo de la gaveta del dinero.
  5. Robo Interno: Muchas veces el empleado (cajero) se delata debido a que se equivoca haciendo su ilícito o no alcanza a sacar el dinero de la caja y comienza a generar sobrantes muy grandes de dinero y de manera frecuente, al iniciar a hacerle seguimiento se puede observar como muchas veces realiza cobros a los clientes sin registrarlos, otras veces él es el que engaña a los clientes dándoles menos cambio del que les corresponde.
  6. Base Incompleta: Cuando un cajero recibe la caja registradora por primera vez, al iniciar su turno, recibe su fondo (base) el cual debe contar para verificar que este completo, muchas veces otras personas están pensando en descuadrarlo para cuadrarse ellas.

¿Qué hacer cuándo hay un reclamo de un cliente?

Ante casos de duda ante un cliente, es bueno que el cajero se sienta con toda la tranquilidad para llamar a un supervisor que le apoye y le ayude a aclarar la situación, tanto realizando un arqueo en ese momento como con la revisión de la grabación de las cámaras.

La mejor manera de prevenir estos descuadres sean voluntarios o no, es realizar arqueos sorpresivos todos los días y a distintas horas, de tal manera que el personal se sienta controlado y supervisado de manera constante.

¿Has escuchado de alguna otra causa de descuadre? Por favor compártela con nosotros, gracias.

Por Nelson Chacón

Soy autor y fundador de este blog, actividad que comencé a hacer para compartir toda mi experiencia en el RETAIL y el emprendimiento de nuevos negocios. Ayudando a emprendedores, profesionales, comerciantes y estudiantes en todo lo relacionado con herramientas e indicadores de gestión para un mejor entendimiento y control de sus empresas.

27 comentarios en «¿Por qué no me cuadra la Caja? Arqueo Descuadrado»
  1. Hola que placer poder comunicarme con usted ya que pertenesco a la empresa y son cajera y tengo muchos faltantes y estoy desperda. Hoy me encuentro suspendia por 5 dias y estoy muy mal. Como hago para q no me falte mas. Porq encima anoto todo en un cuadreno ya nose q solucion darle . Me puede ayudar por favor

    1. Hola Claudia, es difícil deducir desde aquí, por qué razón puedes estar descuadrandote, no se qué sistema de registro usan y si tu entrenamiento fue el adecuado. No se si te distraes fácilmente en tu labor o si verdaderamente estas 100% concentrada. Lo siento.

  2. hola disculpa cuando a un cajero le falta dinero que acción legalmente factible se puede realizar, es decir el tiene que pagar ese faltante ?? se le puede descontar de la nomina?? con que concepto ?? y por ultimo hay algún tipo de escrito que legalmente sea valido para comprobar el hecho de que constantemente le ha faltado dinero.

    y en mi caso al hacer cierre de mes se hace inventario y no cuadran las existencias en sistema contra las físicas en la sucursal, el caso es que hay ocasiones que le ha faltado dinero otras no pero los inventarios son un caos hay muchos faltantes.

    que puedo hacer ??

    gracias por su atención

    1. Hola Ana. Las acciones legales dependen de la legislación de cada país. Normalmente se requiere que haya una serie de llamados de atención sobre las faltas, primero verbales y luego por escrito, debidamente soportadas para ir tomando medidas como sanciones y hasta despido por justa causa. Con respecto a si estos valores pueden ser descontados, se puede hacer siempre que exista un acuerdo por escrito donde el empleado autorice dicho descuento (en Colombia).

  3. si hay sobrante de dinero, pero el producto falta, Osea si se hizo la venta pero no se registro, dejando ahí el dinero
    gracias,,, me gustaría una respuesta

    1. Hola Yazmin, es correcto así como lo dices, suele pasar que recibes el dinero de una venta pero no la registras, esto es común cuando se trata de la venta de un solo producto. Esta modalidad también es usada por algunos cajeros para robar pero en ese caso no sobraría el dinero.

  4. buenas tardes
    tengo una duda, cuando trabaje con caja y hacia los respectivos arqueos, se producían diferencias en contra o´ a favor, y muchas veces se debían a valor por números dados vuelta. pero no tengo claro como llegaba a esta conclusión. Podría orientarme al respecto.

    desde ya muchas gracias

    1. Hola Patricia, lo que sucede es que es la razón más obvia, casi que el 90% de los descuadres son por vueltas (cambio) mal dado sobre todo si el sistema de registro es escaneado, ya que no da lugar a que se presente un mal registro, si no fuera de esa manera se pueden digitar datos errados que generarán una diferencia al cuadrar la caja. El otro 10% se presenta cuando se prestan dinero entre cajeros o se cambian billetes de alta denominación. Pero este 10% es detectable porque si le sobra a uno al otro le falta y viceversa.

  5. Hola buenas noche llevo dos días de cajera y hoy hubo descuadre no es mucho solo 1500 pesos que faltaron y los tuve que sacar de mi bolsillo que se hace en ese caso? Y por que ocurre el descuadre si la primera vez todo cuadro. Espero su respuesta gracias

    1. Hola Reyna, esto solo puede ocurrir por dos principales razones, la primera por un mal registro, donde incrementaste la venta por un valor que no recibiste en dinero y la segunda por un cambio o devueltas mal dadas normalmente por desconcentración, mal calculo o a veces sucede (aunque por valores más grandes) que el supuesto cliente te estafe.

  6. Hola soy trabajadora de un negocio de hosteleria somos 4 trabajadores y cada dia sobra dinero en la caja y aveces falta pero no falta tanto que como sobra .(pej:aveces faltan 3 euris pero hay dias que sobran 10 o 26 o 15 …puede ser que alguien se lleve dinero de ella?

    1. Hola Miriam, los sobrantes de dinero normalmente son producto de que en algún descuido, se recibe el importe de la factura o compra y no lo registran. La principal causa de los descuadres es falta de concentración en lo que se está haciendo, cualquier descuido, cualquier distracción, puede generar un faltante o un sobrante. El robo es otro actor importante, pero normalmente la persona que quiere hacerlo, cuadra la caja para que no se note el faltante.

  7. buenas noches, soy cajero de un hipermercado, en la ultima semana me han dado durante tres dias seguidos sobrantes exactos de 100 US exactos en cada uno de los dias, es posible que desde central manipulen miis ingresos y egresos de caja para que ocurra esto?? el sistema que uso es de cobro e imputación de pago a caja. tengo motivos para pensar en una manipulación, pero esta es posible¡??? gracias por su tiempo y respuesta.

    1. Hola Carlos desconozco si el sistema implantado en tu empresa lo permita, pero más que eso, la pregunta sería porqué razón lo harían? Cuál es su propósito? Y si hubiese alguna mala intención, porqué sobrantes y no faltantes que es mucho peor?

    1. Hola Fernando, al final todo se trata de un 100% de concentración en todas las transacciones que se realicen, en cualquier tipo de operación, te cuento algo en todos los años en que tuve la oportunidad de manejar cajas. nunca, absolutamente nunca, tuve un descuadre. Cuando alguien se pone a revisar las causas de las diferencias se encuentran con casos que siempre están ligados a la falta de concentración, a la distracción, al olvido y cosas parecidas.

  8. Buenas tardes, si me llegara a faltar $1.00 DO a la hora de mi cuadre, y se cual fue la empresa que me dejo de dar ese peso, debo llamar para que me lo regresen ?

  9. Buenas noches mi nombre es Germán y trabajo como cajero la razón por la cual le escribo es que no soy el único que maneja la caja, somos 3 personas que manejamos la caja y existen descuadres ya que no son constantemente quisiera saber unos tips para que esto no siga ocurriendo.

  10. Hola buenos días soy María trabajo como cajera y últimamente suelo descuadrarme mucho quisiera q dieras unos tíos para mejorar eso Gracias

    1. Hola María, en mi experiencia he visto que las principales causas de descuadre en cajas se debe a factores como exceso de confianza, desconcentración, actividades mecánicas repetitivas las cuales haces en piloto automático (debes evitar eso) y alternar con otras personas lo que hace que te distraigas. Muy seguramente te habrás dado cuenta que cuando estabas aprendiendo a manejar la caja, tus descuadres eran muy pocos o ninguno, es como cuando estás aprendiendo a manejar un coche, estás muy concentrada, pendiente de todo, hasta que ya coges confianza y empiezan los problemas.

  11. hola trabajo como cajero y tengo fallas constantes de cajas ultimamente quisera que me ayudara con unos tips para mejorar ya que hago bien mi trabajo y este es uno de mis mayores defectos quiesiera mejorar

    1. Hola Jair, no especificas que tipo de fallas tienes, sin embargo en mi experiencia he visto que las principales causas de descuadre en cajas se debe a factores como exceso de confianza, desconcentración, actividades mecánicas repetitivas las cuales haces en piloto automático (debes evitar eso) y alternar con otras personas lo que hace que te distraigas. Un abrazo.

  12. Buenas mi nombre es Domingo Martines. Le escribí hace algún tiempo atrás ,tengo un negocio de comida rápida el cual estaba siendo objeto de robo por parte de los empleados , ya que no contaba con ningún sistema de control, usted me sugirió instalar un sistema de vigilancia por cámara como primer paso, y luego un sistema controlado de inventario. Gracias a Dios y a usted pude minimizar la perdidas en mi negocio; ahorita tengo pequeños problemas en los cuadre de caja pero allí voy mejorando, en fin le escribo para agradecerle y para pedirle que debo seguir para continuar mejorando en cuanto al crecimiento de mi negocio… Gracias

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