Publicado en Cuadre de Caja, Grandes Superficies, Tiendas

¿Cómo hago un Cuadre de Caja o Arqueo?

El arqueo o cuadre de caja es quizás uno de los puntos más importantes a tener en cuenta cuando quieres llevar un buen control de tu negocio, así que lo principal aquí es definir el tipo de sistema con el cual vas a llevar el registro de tus ventas, dependiendo de este, podrás determinar el nivel de detalle de datos de tu operación.

Empecemos entonces por lo básico, una tienda pequeña con un solo punto o puesto de pago, donde normalmente lo que tenemos es una caja registradora con funciones muy limitadas de detalles de los registros realizados y que sus reportes son las famosas tirillas de la X y la Z. La tirilla de la X es una lectura parcial del registro de ventas la cual puedes sacar en cualquier momento del día y la tirilla de la Z es una lectura total que además permite preparar la caja registradora para un nuevo día de ventas, dejando todos los datos almacenados nuevamente en ceros.

Normalmente en este tipo de tiendas al propietario solo le puede interesar el valor parcial de ventas y el total al finalizar el día, muy pocos clasifican sus ventas por departamentos y mucho menos por forma de pago.

Ya en otro nivel, los POS o Point Of Sale, te ofrecen sistemas de registro más avanzados y te proveen de mucha información importante del funcionamiento de tu negocio, pero bueno, esto es tema para otra publicación, aquí lo importante es que al igual que en las cajas registradoras básicas, cada punto de pago te genera el valor vendido hasta ese momento pero adicionalmente te arroja datos como Ventas con Tarjeta Crédito, Ventas con Tarjeta Débito, Ventas con Cheques, Ventas en Efectivo, Ventas con Bonos, etc.

Al empezar el día, cada punto de pago cuenta con un dinero de baja denominación al cual llaman BASE, esta base es la que te permite contar con efectivo para dar el cambio a los clientes, este valor se establece de acuerdo con lo que se estime conveniente para soportar el movimiento sin generar contratiempos en la operación.

Para hacer el Cuadre de Caja es importante conocer el valor de la base ya que esta deberá ser descontada de los valores recaudados ya que de lo contrario la podrías confundir con un sobrante de dinero.

Dos de las premisas principales para el éxito en el control son:

  1. Los arqueos deben realizarse de manera sorpresiva, en cualquier momento del día.
  2. Estos deben realizarse a diario.

Debes también diseñar un formato para la realización del respectivo cuadre de caja, de tal manera que cumpla con algunos parámetros específicos que te permitan llevar un buen registro de las situaciones presentadas.

He creado rápidamente un formato en Excel con las ideas básicas a tener en cuenta para darte un indicio de lo que puedes diseñar tú…

Arqueo

Ahora bien, como podrás darte cuenta, el mismo formato ya es lo suficientemente explícito para decirte que calculo realizar para establecer el resultado de tu arqueo, este formato lo puedes enriquecer tanto como quieras de acuerdo a tus necesidades.

Si eres lo suficientemente organizado, llevarás un registro y archivo de estos arqueos, que te permita tomar acciones disciplinarias con tus empleados cuando el nivel de inconsistencias sea muy representativo.

Muchas veces cuando lo que se tiene son negocios pequeños, los gastos normalmente son autorizados  a cubrirlos con el dinero de la caja, usando esta como caja menor y guardando el respectivo soporte, así que si este es tu caso, debes agregar a tu formato de cuadre de caja un espacio para discriminar estos gastos y su respectivo valor.

Bueno espero que esta publicación haya sido de utilidad y espero tus comentarios y/o sugerencias para mis próximas publicaciones. Gracias!!!

14 comentarios sobre “¿Cómo hago un Cuadre de Caja o Arqueo?

  1. me encanto estaba muy buena la explicacion recién acabo de entrar a una empresa pero no sabia como organizarme esque boy a estar en caja todo el rato y esto en verdad me sirve par<a ponerlo en practica gracias por esta explicación saludos desde chile

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  2. muy buenas tarde muy buena su idea como se aria para tener en una maquina registrado el registro x y z en secreto pues que la persona que maneje la caja registradora no sepa el monto que ha vendido y pues no cuadre la caja a su favor pues contamos hoy en dia con personas que no son realmente honestas….

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    1. Hola Carolina, normalmente todas las cajas registradoras vienen con doble juego de llaves, una de ellas permite sacar X y Z y hacer devoluciones de registros, la otra llave solo permite registrar, esta última es la que deben tener los empleados, la otra guárdala tu.

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