Publicado en Control, Costos, Director de Tienda, Gestion, Inventarios, Ventas

¿Cómo puedo llevar un control de mi negocio? Miniguía

Tienes una pequeña tienda, un supermercado de barrio, un negocio de comidas rápidas, un restaurante, un bar u otro negocio parecido y deseas abrir otro similar pero te has puesto a pensar que eso implica que ya no puedas estar al frente de uno de ellos y lo más seguro es que tengas que contratar a alguien quien te lo administre.

Esta situación te obliga a crear un sistema con el cual puedas controlar los resultados de tu negocio sin estar encima y que impida que se aprovechen de este y te roben, quizás también las cuentas de la tienda que administrabas no eran lo suficientemente fiables o tal vez es la primera vez que emprendes un negocio por tu cuenta.

Pues bien entonces esta guía es para ti.

Existen en el mercado infinidad de herramientas que puedes adquirir para facilitar el control que debes ejercer, las hay gratuitas y pagas, a las gratuitas debes adaptarte ya que no es muy factible que permitan hacer grandes modificaciones para ajustarse a tus necesidades, debes encontrar una que más o menos se acople a tu negocio. Las pagas ya son otro cuento, cuentan con soporte permanente y te permiten realizar los cambios que necesites de acuerdo a la información o datos con que las vas a alimentar.

Un buen sistema de registro de las ventas con control de las existencias (los hay muy económicos, incluso gratuitos por la compra del equipo POS) te brindará la información suficiente para ejercer un buen control con la herramienta más sencilla y práctica del mundo, el EXCEL. Es muy común que todos los datos que te brinda el software instalado en tu POS (Point Of Sale) sea exportable a archivos en Excel.

Las hojas de cálculo son adaptables a todas tus necesidades, puedes agregarle los campos que quieras, las formulaciones que necesites y sus posibilidades son muy amplias. Claro que esto depende de cuánto Excel sepas, entre más conocimiento poseas mayores serán tus posibilidades de explotarla al máximo, también para esto, existen muchos cursos en el mercado (Básicos y Avanzados) y de diversas modalidades (Virtuales, presenciales, en CD, en DVD, etc.)

Quisiera en este post, enseñarte como llevar ese control en unas cuantas hojas de Excel, en su expresión más básica, de tal manera que sea muy sencillo para ti, pero sería una tarea muy complicada y de mucho tiempo plasmar aquí las necesidades de tantos tipos de negocios.

Así que en esta oportunidad vamos a escoger un tipo de negocio para hacer el ejercicio, el cual podrá ser adaptable para otros que sean muy similares en su operación. Reitero nuevamente que es necesario estar familiarizado con el manejo de Excel Básico.

Para esta guía que seguiremos a continuación he decidido escoger como negocio a una Cigarrería, para los lectores de otros países que estén un poco perdidos con este término, las cigarrerías  son tiendas pequeñas dedicadas a la venta de Cigarrillos, Licores y Cervezas, pero les mezclan otras categorías para la atención de otras franjas horarias tales como Cafetería, Pasabocas, Bebidas sin alcohol, entre otras.

3 aspectos importantes a tener en cuenta.

  1. El primer aspecto a tener presente y que ya lo hemos mencionado antes, es contar con un sistema de registro que te permita discriminar la venta de tus productos, este sistema te debe permitir alimentarlo con las cantidades de referencias compradas de tal manera que tengas a la mano las existencias disponibles en tu tienda, estas existencias serán actualizadas cada vez que se presente una novedad, llámese venta, rotura, robo, devolución, etc.
  2. Tienes que establecer un cronograma para la realización de los Inventarios Físicos de Mercancía y cumplir con este fielmente.
  3. Debes fijar los Precios de Venta de todas las referencias y esa hoja que crearemos en Excel, te debe permitir registrar allí todas las novedades que impliquen cambios del Precio de Costo y de Venta. Esta hoja te facilitará el cálculo de la Utilidad Bruta que debe generar cada artículo.

Elaboración Hojas de Cálculo

  1. Relación de artículos con Precio de Costo, Precio de Venta y Calculo del Margen Bruto

Esta hoja de cálculo es bien sencilla, solo necesitamos 5 columnas, en la primera colocaremos el código que le corresponde a cada uno de los productos, este código puede ser creado por ti o pueden ser los últimos dígitos del código de barras, esta referencia que escojas debe ser la misma con la que lo identifiques  en el sistema POS o sistema de registro de la venta, a continuación otra columna con la descripción del producto, esta descripción debe ser lo más detallada posible de tal manera que no haya lugar a la confusión en el momento de identificar un articulo, la tercera y cuarta columna corresponden al precio de costo y precio de venta respectivamente, para calcular el precio de venta puedes ir al siguiente post:  ¿Cómo calculo el precio de venta de un artículo para mi tienda? Y por ultimo incluimos la columna de % de Margen cuyas celdas formularemos de acuerdo con  lo explicado en ¿Cómo calculo el Margen Bruto de un producto? Y ¿Cómo calculo el Margen Bruto de un producto con IVA?

Ex1

Esta hoja entonces te permite conocer todo el portafolio de tu tienda, actualizar costos y ventas cada vez que sea necesario y evitar pérdidas de margen, siendo disciplinado en la entrada de los datos cada que se realice una novedad como una nueva compra con nuevos costos y/o nuevos productos.  De esta hoja, debes alimentar la hoja que haremos a continuación en el siguiente punto.

  1. Formato Toma Física de Inventario

Esta hoja lo que te permite es tener actualizado todo tu portafolio de productos de tal manera que te sea fácil imprimirlo para hacer el inventario físico de acuerdo con el cronograma que hayas planteado.

Solo debe tener la Referencia, la Descripción y la columna para llenar con las cantidades inventariadas.

Ex2

  1. Valorización Inventario Físico

Esta hoja la puedes hacer basado en la anterior, solo es necesario agregarle las columnas para los Precios de Costo y Venta y otras dos columnas para la valorización al costo y a la venta, colocando una fórmula que multiplique las cantidades inventariadas por los precios respectivos.

Ex3

Al final de la valorización, sumas ambas columnas para obtener el valor total de todo tu inventario al costo y a la venta.

  1. Cálculo de las diferencias de Inventario

Tal como indica este subtitulo, vamos a tener una hoja de cálculo ya sea generada por el software del POS o digitada por ti donde estarán las cantidades existentes teóricamente, dato resultante del ingreso de inventarios al POS y los descuentos generados por la venta de los productos y algunos otros movimientos.

Esta hoja en un principio debe contener 7 columnas ya llenas con REFERENCIA, DESCRIPCION, CANTIDAD TEÓRICA, PRECIO COSTO, PRECIO VENTA, TOTAL COSTO y TOTAL VENTA.

Ex4

Procedemos entonces a  crear otra hoja donde combinaremos los datos de la hoja del punto 3 con la del punto 4 así:

Ex5

Para la columna de “Diferencia Cantidad” tomamos el dato de la toma física y le restamos la cantidad teórica arrojada por el sistema de pago, igualmente para las diferencias de Total Costo y Total Venta tomamos los datos del cuadro del punto 3 y les restamos los del cuadro del punto 4.

El análisis de estos resultados se debe realizar basado en que las existencias teóricas son de máxima confiabilidad, por lo tanto las diferencias negativas representan un faltante de mercancía y las diferencias positivas un sobrante.

Sobre estas diferencias deberá responder el administrador del negocio y dar las explicaciones al respecto.

Las causas de estas diferencias pueden ser variadas, he aquí algunos ejemplos:

  • Diferencias Negativas (Faltantes de Inventario)
    • Robo
    • Daños de mercancía no reportados al sistema
    • Producto vendido con otro código
    • Ingreso al sistema de cantidades más altas que las reales
  • Diferencias Positivas (Sobrantes de Inventario)
    • Bonificaciones en producto no ingresadas al sistema
    • Otros productos vendidos con el código del producto que está sobrando
    • Errores de digitación al sistema
    • Compras de productos no ingresadas al sistema

Bueno, espero que esta información haya sido de mucha utilidad y por favor no dudes en consultarme tus dudas al respecto, puedo ampliarte la información e incluso podemos crear entre ambos algunos formatos u hojas de cálculo que contribuyan con tu gestión.

11 comentarios sobre “¿Cómo puedo llevar un control de mi negocio? Miniguía

    1. Hola Henry, mucha suerte y éxitos con tu negocio de juguetes, si aun no has ingresado tu email enocomercial@yahoo.es para que te lleguen todas las publicaciones que hago, te invito a hacerlo y así no te perderás de nada. Cuando tenga algo especial sobre el tema de la juguetería te lo haré saber. Pero mucho de lo que he publicado aquí aplica para casi cualquier tipo de negocio.

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    1. Hola Domingo, no es fácil así no más ayudarte y no cabrían aquí todas mis recomendaciones, más bien, me comprometo contigo a publicar muy pronto un articulo sobre el tema, por ahora te adelanto que la mejor manera es ejercer todo tipo de controles que se te puedan ocurrir, especialmente en el tema de inventario de materias primas y las porciones de estas.

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      1. Estimado

        Estoy trabajando como practicante en una empresa de agronomía me gustaría saber en especifico ,como saber si los activos generan utilidad o no al final del año.

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