Publicado en Indicadores, Inventarios

¿Cómo calculo la confiabilidad del inventario?

El inventario es uno de los activos más costosos que puedas tener en tu negocio tal como te lo comentaba en el post sobre el Inventario Inicial (II) e Inventario Final (IF), por lo tanto la confiabilidad de este, es supremamente importante y cualquier desviación en dichos datos puede hacerte incurrir en errores que pueden afectar dramáticamente la rentabilidad de tu tienda.

¿Cómo puedes entonces garantizar una confiabilidad al 100% o muy cercana a este porcentaje?

Digamos que lograrlo depende de muchos aspectos y de una respuesta positiva a todas estas actividades que te numeraré a continuación.

  1. ¿Cuentas con un sistema de recibo de mercancía que te garantice el ingreso de los datos en línea? Por más pequeño que sea tu negocio, esto es posible.
  2. ¿Cuentas con un sistema de registro que te permita mantener actualizada las existencias de mercancía? Hay soluciones muy sencillas que te permiten descontar las ventas, adicionar las devoluciones de productos, los cambios de mercancía, etc.
  3. ¿Cuentas con procesos establecidos para actualizar tus existencias de inventario cuando se generan novedades como averías (daños de producto), devoluciones al proveedor, robo, consumos internos, transferencias externas e internas?
  4. ¿Registras toda transformación de producto generadas por zonas de producción de otros productos?
  5. ¿Cuentas con un proceso como los inventarios selectivos que te permita detectar y corregir las desviaciones de manera frecuente y oportuna? Estas se pueden presentar por diversos motivos como:
    • Mal ingreso del producto en el momento del recibo
    • Mal registro en el momento del pago
    • Error en la digitación de las novedades del punto 3

Ahora, si todas tus respuestas fueron positivas y los procesos se ejecutan disciplinadamente, puede ser garantía de una calidad del dato excelente y una confiabilidad sobre el inventario que te permita tomar buenas decisiones en el momento de hacer tus pedidos y evitar los agotados de mercancía.

Este porcentaje de confiabilidad se calcula mediante una simple operación matemática y para esto necesitas los siguientes datos: el número total de referencias que posees en tu tienda y la existencia teórica y real de cada uno de ellos.

La existencia teórica, es el dato que arroja tu sistema, es aquel que se ve afectado  por las cinco (5) actividades anteriormente mencionadas y sobre el cual te basas para tomar todas las decisiones referentes a tu inventario.

La existencia real es solo el dato obtenido mediante una toma física (conteo de unidades) programada de acuerdo a las políticas establecidas, hay empresas que realizan una toma física general al año, otras cada 6 meses, como hay otras que programan tomas diarias por categorías que permiten cubrir la totalidad de la tienda en un mes, etc.

Obtenido los datos de existencia real y teórica de cada uno de los artículos que tienes en tu inventario, debes compararlos y contabilizar todos aquellos que presenten alguna diferencia, ahora, como es probable que encuentres muchas diferencias mínimas, debes establecer tu nivel de tolerancia y considerar si contabilizas los que presenten desviaciones de una o dos unidades.

Luego de esto, la operación matemática a realizar es la siguiente:

% CONFIABILIDAD = (1 – (# de Diferencias / Total de Referencias)) x 100

Hagamos entonces un ejemplo práctico, resulta que en tu tienda tienes en total 650 referencias de artículos y al comparar los datos de existencias de estos, encuentras que 120 presentan diferencias, tu porcentaje de confiabilidad sería el siguiente:

% Confiabilidad = (1 – (120 / 650)) x 100

% Confiabilidad = (1 – 0.1846) x 100

% Confiabilidad = 0.8154 x 100

% Confiabilidad = 81.54%

Luego de obtener tu resultado, debes comenzar a realizar una tarea de ajustes a dichos inventarios para corregir todas las desviaciones detectadas, además de tomar acciones que impidan que estas se vuelvan a presentar.

En este ejercicio te encontrarás con algunas sorpresas como:

  • Productos con inventarios negativos
  • Productos que no tienes y figuran existencias
  • Productos con cantidades muy exageradas en existencias
  • Productos que tienes y cuya existencia teórica es cero

Espero que este tema te haya dado claridad sobre este indicador tan importante para todos los negocios que manejan inventarios propios.

5 comentarios sobre “¿Cómo calculo la confiabilidad del inventario?

  1. hola buenos días
    He leído algunos de sus Blog y quisiera ver si me pueden ayudar, a como sacar la confiabilidad de un articulo cuando mi diferencia es a Mas.
    Ejemplo:

    ARTICULO EXIST. TEÓRICA EXIST. FÍSICA DIFERENCIA CONFIABILIDAD
    WL-835 5 19 14 ????

    Ya que al realizar mi operación %CONFIABILIDAD = +(100%) + (14/5)= 380% Meda como resultado a Mas del 100% y si la realizo a menos. %CONFIABILIDAD = +(100%) – (14/5)= -180%
    Me da como resultado a Menos del 0%, yo lo manejo como Cero de Confiabilidad ya que entiendo que no existe mas del 100% y menos del 0% Pero en mi empresa me están cuestionando ya que no puede ser posible que sea de 0% por que si me están presentando mercancía y que debo de tener un valor de Confiabilidad. Mi Pregunta es:
    1.- ¿Es correcto que tenga un valor de confiabilidad ?
    2.- ¿Cual seria la formula ?
    3.- ¿Cuales son las Bases en dado caso que no sea posible tener un resultado ?.

    De antemano agrade seria el apoyo Brindado.
    Saludos

    Me gusta

    1. Hola Airon, respondo tus preguntas:
      1. Si debe existir un valor de confiabilidad y debe estar ser mayor que cero y menor o igual que 100
      2. La formula es la que explico en este mismo post
      3. Lo que pasa es que tus datos los debes estar tomando mal, en ejemplo que mes das,no alcanzo a entenderlos.
      Dime por favor:
      1. ¿Cuál es el numero total de referencias de tu inventario?
      2. ¿Cuantas referencias inventariadas no coinciden sus existencias con el numero que arroja el sistema que debieran haber?
      Si solo estas tomando una referencia, el resultado es 0% o 100%, si el numero de unidades inventariadas es igual al numero que arroja el sistema tu confiabilidad es del 100%, sino es igual, tu confiabilidad es del 0%

      Me gusta

    1. Hola Luis Alberto eso es muy relativo y depende de la directriz de cada empresa, en casos particulares donde he trabajado, lo ideal es estar por encima del 95%, pero si uno realmente quiere tener muy claro sus niveles de inventario sugiero hacer todo el esfuerzo para mantenerlo por encima del 98%

      Me gusta

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s