Publicado en Indicadores, Inventarios

¿Cómo Calculo la Duración del Inventario?

Corría el mes de noviembre y las tiendas se preparaban para el último mes del año, se revisaban presupuestos, pedidos programados, exhibiciones masivas de productos de temporada, contratación de personal adicional, todos los detalles que implica el manejo de un Hipermercado.

José David estaba atendiendo citas con proveedores de su sección, él era el responsable de Aseo Hogar y Aseo Personal, sección muy representativa del PGC (Productos de Gran Consumo) cuyas ventas eran muy significativas al igual que su volumen de inventario.

Uno de los proveedores, le comunicó que ellos saldrían a vacaciones colectivas en diciembre y solo regresarían a laborar en la segunda semana de enero, además con lista de precios nueva.

Este proveedor despachaba directamente a la tienda, no existía ningún convenio como compras centralizadas en el Centro de Distribución, Cross Docking, ni nada parecido que facilitara el manejo de los inventarios.

Así que le ofreció algunos pedidos programados en dos fechas de diciembre y otro para que llegara en enero inmediatamente ellos ingresaran a laborar nuevamente.

Los despachos programados, era lo mínimo que podían ofrecer ya que la tienda no tenía la capacidad en sus bodegas de almacenar el volumen suficiente para soportar las ventas hasta que ellos regresaran de vacaciones.

José David miro estadísticas de ventas de cada uno de los productos, comportamiento del año anterior y calculó cantidades para los pedidos programados de diciembre, pero se detuvo en el último pedido que debía montar para el mes de enero, era el último despacho sin el alza de precios.

“De cuánto va a ser el alza” le preguntó al proveedor, este le dijo: “Estará entre el 5 y el 7%, depende de las categorías” José David no sabía qué hacer, si mantener las cantidades normales que siempre pedía o aumentar su pedido ya sea para mantener el precio o generar una utilidad adicional si aplicaban el cambio de precio de venta antes de que agotará existencias. “Todo depende de lo que haga la competencia ¿Seremos seguidos o seguidores?” pensó para sus adentros.

Su jefe inmediato, el jefe del departamento de PGC, no estaba ese día laborando, así que decidió hablar con el Director de la Tienda para que le ayudara a tomar una decisión.

Luego de que José David le explicara la situación, el Director le preguntó: “¿Cuál es la Duración de inventarios de esa categoría?” “No tengo el dato aun, el Área de Estadísticas no ha enviado el informe” respondió José David.

Entonces el director le dijo: “Necesitamos tomar una decisión ya y no podemos esperar a que ellos nos envíen esa información, tendremos que calcularla nosotros, consígame los siguientes datos…” José David tomo lápiz y papel y anotó lo siguiente:

A los pocos minutos llegó con los datos solicitados, se los entregó al director y se sentó junto a él, era una oportunidad única de aprender!!!

El director tomó una hoja de papel y escribió:

Duración = Inventario Final / Ventas Promedio

Antes de proseguir con el cálculo correspondiente es bueno tener en cuenta algunas premisas de esta operación:

  • Todos los datos suministrados deben ser a Precio de Venta
  • Podría ser a precio de costo, pero no es común tener los presupuestos de VENTAS a precio de costo, no?
  • Cada quien es autónomo de decidir que periodos de ventas tomar para hacer su cálculo, los meses corridos del año, los últimos tres meses, los 12 meses anteriores, etc.
  • El resultado es un parámetro que ayuda a tomar decisiones; en el criterio que se aplique debe considerarse potencial de ventas, comportamiento histórico, etc.

Para proceder con el ejercicio es necesario entonces calcular las ventas promedio, para este ejemplo observamos que el director de la tienda tomó la decisión de promediar las ventas históricas de los últimos 6 meses.

Los datos suministrados por José David fueron:

Inventario Final

  • Octubre 31            $ 13.550.500

Ventas Históricas

  • Mayo                    $ 15.650.200
  • Junio                    $ 13.458.500
  • Julio                     $ 12.658.900
  • Agosto                 $ 10.365.400
  • Septiembre          $ 14.689.100
  • Octubre                $ 12.965.800

Para promediar las ventas, debemos sumar la venta de todos los meses y dividir ese valor por el numero de meses de la muestra.

Venta Promedio = (Vta 1 + Vta 2 +… Vta N) / N

Venta Promedio = $ 79.787.900 / 6

Venta Promedio = $ 13.297.983

Ya con este dato procedemos a calcular la duración del inventario de la categoría en mención.

Duración = Inventario Final / Ventas Promedio

Duración = $ 13.550.500 / $ 13.297.983

Duración = 1.02

Este resultado se expresa en meses, por lo que la duración del inventario es de 1.02 meses, para expresarlo en días lo multiplicamos por 30, lo cual daría 30.6 días.

El inventario actual si las ventas se comportaran como lo han venido haciendo alcanzaría para 30.6 días, prácticamente el inventario de esta categoría rota una vez al mes.

Como es previsible que las ventas en diciembre van a ser superiores, el inventario que tenemos actualmente durará menos días, por ende los pedidos deberán ser reforzados, guiándose por las ventas del mismo mes del año anterior y el presupuesto a cumplir.

El último pedido podrá también ser reforzado a criterio, de tal manera que nos soporte ventas máximo por un mes más, los costos financieros de un inventario también deben ser considerados vs. el porcentaje del alza que tendrá el proveedor.

Espero tu participación en este tema, ¿tienes alguna duda al respecto? Escríbeme y te ayudaré.

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